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Los mejores consejos para lo que hace un gran ejercicio

Explorando los conceptos básicos del ejercicio y los mejores consejos sobre lo que hace un gran ejercicio de respuesta a derrames de petróleo.

  • By Lee Barber
  • 13 min read
  • sep. 8, 2022

Los mejores consejos para lo que hace un gran ejercicio

"El desempeño militar de Rusia en Ucrania ha puesto de relieve que los ejercicios estratégicos militares de Rusia ... no han logrado mantener la capacidad de los militares para llevar a cabo operaciones complejas a gran escala.  Tales eventos están fuertemente guionados, no fomentan la iniciativa y tienen como objetivo principal impresionar a los líderes rusos y al público internacional".   

Esta cita es de un artículo publicado por varios periódicos la semana pasada. A lo largo de los años, hemos asistido a muchos derrames de petróleo y otros ejercicios de gestión de incidentes. Los ejercicios pueden ser lo más cercano a lo real, y es una oportunidad para probar tus suposiciones y comprensión.

Puede ser un gran ejercicio de formación de equipos y reunir diferentes funciones de la empresa de una manera significativa y esencial. 

La reciente cobertura de los ejercicios rusos nos hizo reflexionar sobre lo que hace un gran ejercicio. Así que le preguntamos a Rob James, Director Comercial y Lee Barber, Gerente de Soluciones de Preparación, qué es un gran ejercicio. Aquí están sus mejores consejos. 

Fundamentos del ejercicio

Algunos fundamentos deben formar la base de todos los ejercicios. Probablemente lo más importante es definir el propósito y los objetivos, seguido muy de cerca estableciendo la fecha. Establecer la fecha y asegurarse de haber reservado las instalaciones adecuadas es esencial. ¡Haces bien ese poco, y el resto es fácil! 

En nuestra experiencia, la necesidad de probar o entrenar equipos impulsa los ejercicios. En consecuencia, el objetivo del ejercicio constituye los objetivos principales.  

Los objetivos impulsan gran parte del contenido. Es crucial que no tengas demasiados. Si puedes, limita los objetivos a entre tres y cinco. Si tiene más que eso, su ejercicio se volverá demasiado complejo. 

La Guía de Buenas Prácticas ipieca/IOGP proporciona orientación sobre la construcción de un programa de ejercicios y es un recurso invaluable. 

Entonces, ¿qué funciona bien? Aquí están nuestros mejores consejos

Practicar la respuesta a escenarios realistas para mejoras continuas 

Todos los ejercicios suelen estar basados en escenarios; Si tienes un escenario, hazlo realista. 

Asegúrese de que las personas que ejecutarán un incidente real estén en esos roles para un ejercicio. Los líderes senior a menudo eluden el ejercicio debido a los negocios o las preocupaciones sobre la pérdida de prestigio si cometen errores. Cuando esas personas hagan tiempo, asegúrese de que estén completamente versadas en su papel y no tengan miedo de la retroalimentación. 

En el SIMCELL, es esencial garantizar que los actores clave, como el capitán del buque o un OIM, sean desempeñados por aquellos que han estado en esos roles o todavía están en ellos. Es un rol tan técnico y tan exigente en términos de la base de conocimientos que es difícil hacerlo bien. Hace una gran diferencia para los delegados del ejercicio hablar con alguien que reacciona como lo harían en la vida real. 

También puede utilizar el ejercicio para ponerse en contacto con partes interesadas externas, como contratistas, ya que ayuda a dar una sensación de realismo sobre cuánto tiempo llevará firmar contratos, validar los detalles de contacto y movilización y cuáles serán los diversos bloqueadores. Es importante tener claro que es un ejercicio. 

Una consideración adicional. Los jugadores de rol no siempre tienen que estar en el SIMCELL. Depende de tus objetivos. Hemos visto SIMCELLs, que involucraron a entidades gubernamentales en el pasado, y funcionaron bien. Sin embargo, la organización era lo suficientemente madura en términos de su capacidad, por lo que sintieron que estaba bien cometer algunos errores frente al regulador. Tal vez sea algo que quizás no harías si estás comenzando el camino hacia la construcción de capacidades. 

Los despliegues sobre el terreno son otra forma de añadir realismo, ya sea simultánea o separadamente al ejercicio principal. Ambos tienen ventajas y desventajas. Si todavía está desarrollando equipos, separar el ejercicio en alta mar y ejecutarlo de antemano es probablemente lo mejor. De esa manera, puede dar retroalimentación relativa sobre cualquier suposición incorrecta, como "estará allí en 5 minutos" o "sí, esa pieza del kit se mantuvo la semana pasada y está funcionando sin problemas". 

Utilice datos reales siempre que sea posible: el clima actual, la disponibilidad de carga, la preparación del equipo y otros factores relevantes. La tentación de "hacer trampa" en un ejercicio a veces puede ser abrumadora, pero todas estas son limitaciones que encontrarás en un incidente del mundo real, así que juega de verdad aquí. Tenga en cuenta que una excepción puede ser el clima y las corrientes si el ejercicio es para probar un escenario particular en su plan. 

Organizar una conferencia de prensa es fantástico para enfocar la mente. Ayuda a conducir el ejercicio cuando las personas saben que estarán frente a las cámaras muy pronto. Puede ayudar si la conferencia de prensa es la última sesión del día porque las personas generalmente están mentalmente agotadas al final de la misma. Grabar esta sesión puede ayudar, ya que proporciona material útil durante la retroalimentación posterior, especialmente si ejercer su gestión de medios es un objetivo del ejercicio. 

 

Planifícalo bien pero no compartas el plan  

Los diseñadores de ejercicios tratarán de tejer varias consideraciones en juego. Los elementos a considerar incluyen: 

  • Compruebe la capacidad.
  • ¿Están los equipos listos para la fase de prueba?
  • ¿Cuáles son las prioridades?
  • ¿Alguna actividad complementaria?
  • ¿Ejercicios obligatorios/reglamentarios?
  • ¿Problemas de rotación? ¿Garantizar experiencias iguales?
  • ¿Incorporar nuevos miembros del equipo?  

Fundamental para un buen ejercicio es un equipo dedicado que ejecuta el ejercicio, que lo ha planeado bien y tiene inyecciones listas para alimentar para mantener el ritmo alto es crítico. Sin embargo, no es necesario que los participantes, incluidos los de nivel superior, conozcan ese plan de antemano.  

 

No tengas miedo de tener saltos de tiempo, pero úsalos con cuidado 

La mayoría de los incidentes generan una enorme cantidad de información y requieren varias discusiones y decisiones. Esta cantidad es difícil de replicar en un ejercicio si se incluye un salto de tiempo. Existe la posibilidad de que el ejercicio se vuelva confuso. Las personas pueden tener dificultades para determinar las decisiones tomadas y el estado actual del "incidente". 

Si un ejercicio tiene un salto de tiempo depende del objetivo y las partes del plan que necesita para ejercitar. Puede ser necesario tener algunos saltos de tiempo en su ejercicio. Si se requiere un salto de tiempo, use los saltos de tiempo sabiamente y no los use para resolver mágicamente un problema no resuelto de antes en el ejercicio.  

 

No hay tal cosa como un mal ejercicio, solo un mal seguimiento 

No hay forma de evitar el hecho de que no tiene mucho sentido probar el sistema si la organización no aprende y repite el mismo error.  

Mantenga el informe razonablemente corto. Las personas generalmente están cansadas después del ejercicio y sus cerebros pueden estar agotados. El sistema probado y comprobado de "tres buenos puntos y tres puntos para mejorar" parece funcionar bien. 

Capturar los puntos de retroalimentación en tiempo real en una pantalla puede ahorrar mucho tiempo y minimizar los malentendidos, ya que todos pueden ver los comentarios tal como están escritos, que luego pueden incluirse en el informe principal. Si puede, realice un taller posterior al ejercicio para desarrollar y aprobar un plan de acción. 

 

Probar el enfoque de "Corazones y mentes" puede traer enormes recompensas 

El enlace y la participación de la comunidad siempre han sido importantes. Es fundamental poner a la comunidad local de su lado, trabajar en colaboración con ellos, comunicarse con ellos y, lo más importante, asegurarles que está llevando a cabo la respuesta a la contaminación de manera responsable. 

Dejar una marca positiva indeleble en la comunidad es crucial para su respuesta. El enfoque de "corazones y mentes" puede sonar artificial, pero es tan crítico para una respuesta exitosa como una playa limpia. Es esencial tener esto en cuenta en su planificación y prueba de ejercicios. 

 

Descubriendo lo 'desconocido'

Para citar a Donald Rumsfeld, "Sabemos, hay conocidos conocidos; Hay cosas que sabemos que sabemos. También sabemos que hay incógnitas conocidas; Es decir, sabemos que hay algunas cosas que no sabemos".  

La famosa cita de Donald Rumsfeld sobre las incógnitas es significativa en los ejercicios. Hay muchos problemas desconocidos que pueden desafiarnos durante una respuesta; a veces conocido y a veces desconocido. Identificar estas incógnitas podría significar la diferencia entre hacerlo bien y mal, como muestra nuestro siguiente ejemplo. 

"Incógnitas desconocidas" surgieron durante un ejercicio en alta mar en Libia. El objetivo del ejercicio era probar la capacidad del equipo para desplegar el equipo de contención y recuperación. Esta actividad era algo que el equipo offshore había hecho durante años sin ningún problema. Habían ido sin problemas, pero por una razón clave: los ejercicios eran solo para mostrar y no probaban todo el sistema. Una vez que el equipo cambió su enfoque, encontraron muchos problemas que habrían causado problemas reales durante un incidente, los recipientes eran demasiado pequeños, las mangueras eran demasiado cortas y los conectores no se conectaban.   

El equipo hizo algunas recomendaciones, y la próxima vez que asistieron al despliegue, habían solucionado los problemas, lo que significa que eran mucho más capaces de contener y recuperar el petróleo de manera efectiva. 

A lo largo de los ejercicios, siempre debes preguntarte: 

¿Cómo estoy manejando esas incógnitas conocidas y desconocidas? ¿Necesito un punto de vista diferente?

¿Qué factores limitan la efectividad de un ejercicio?

Cuando el enfoque se convierte en visión de túnel

La visión de túnel puede ser un problema durante los incidentes, pero se puede probar durante los ejercicios. En 1995, Kenneth Conley, un oficial de policía de Boston, fue declarado culpable de perjurio y obstrucción porque había estado persiguiendo a un sospechoso y no había notado que un grupo de policías golpeara a alguien a pesar de que pasó corriendo junto a ellos a pocos metros de distancia.  

Hay mucho más en la historia, pero el punto crítico es que Conley juró en la corte que no vio la pelea, por lo que el jurado decidió que debía haber estado mintiendo. Sin embargo, un investigador llamado Chris Chabris puso a prueba la coartada y realizó sus experimentos. Pidió a los voluntarios que siguieran a alguien trotando y contaran el número de veces que la persona tocaba su cabeza mientras trotaba. Muchos de ellos no sabían que había una pelea escenificada a plena luz del día justo al lado del camino. El 40% de los que siguieron al corredor no vieron la pelea escenificada, y Chris Chabris demostró que era plausible que el oficial de policía Kenneth Conley hubiera sufrido ceguera por falta de atención. 

En otro ejemplo de visión de túnel, hace algunos años, la compañía ferroviaria francesa SNCF fue víctima de los desafíos de la tecnología. Estaban llevando a cabo un ejercicio y probando aspectos de la gestión de los medios. Este escenario fue un incidente ferroviario mortal que involucró la trágica pérdida de vidas de muchas personas.  

SNCF estaba tan centrada en la comunicación que pusieron los detalles en su sitio web. No se dieron cuenta de que este sitio web estaba publicado y disponible para el público. Sin las palabras "ejercicio" en negrita en toda la copia, no estaba claro que el ejercicio no fuera un incidente real. Solo cuando comenzaron a recibir llamadas de periodistas reales se hizo evidente que habían cometido un error. 

 

"Cualquier tonto inteligente puede hacer las cosas más grandes, más complejas y más violentas. Se necesita un toque de genio y mucho coraje para moverse en la dirección opuesta". 

Algunos ejercicios tratan de ser demasiado ambiciosos con demasiados objetivos. El ejercicio intenta avanzar con niveles de complejidad que abruman a los asistentes.  

Uno de esos ejercicios en Yakarta demostró ese punto cuando los equipos estaban trabajando con una plataforma de software en particular que "consumía todo" y exigía mucha capacidad intelectual. El escenario incluía un problema de seguridad deliberado para que lo resolvieran, pero nadie parecía ser capaz de decidir detener la respuesta.  

Durante el informe, discutimos este punto, pero los participantes del ejercicio se sintieron demasiado ocupados tratando de completar las tareas contenidas en el software. Si esto hubiera sido un evento real, podría haber resultado en la pérdida de vidas. 

Es mucho mejor si puede limitar el número de objetivos a un nivel manejable (es decir, cinco) y tratar de hacerlos complementarios, como probar la interacción entre la industria y el gobierno y la respuesta de sus medios. 

Los ejercicios virtuales traen sus niveles de complejidad. Las organizaciones deben tener sus procesos en orden antes de realizar un ejercicio virtual, ya que estas plataformas virtuales pueden amplificar los procesos deficientes. 

 

Los ejercicios virtuales abren posibilidades pero añaden complejidad 

Existe una amplia variedad de plataformas de comunicación en cualquier ejercicio virtual. Puede haber demasiadas plataformas, lo que resulta en una situación en la que el carro está guiando al burro. 

Existe la plataforma central, es decir, MS Teams o Zoom, que son muy útiles en términos de funcionalidad. Algunos grupos tratan erróneamente estas plataformas como una llamada de conferencia glorificada y no aprovechan las diversas funciones, como las salas de descanso, los anuncios grupales y las instalaciones de almacenamiento de archivos. 

Además de la plataforma central, puede haber grupos de WhatsApp para personas con células SIM, llamadas telefónicas, llamadas de conferencia, radio VHF para implementaciones de campo, correos electrónicos, mensajes de texto y muchos más. Tanta comunicación puede ser rápidamente abrumadora para los involucrados. 

Una buena TI es fundamental. La mayoría de las personas necesitan al menos dos pantallas para hacer frente a las diversas plataformas. La calidad del sonido durante las llamadas es importante: los auriculares son una ventaja, y si pierde su conexión, necesita un ayudante sobresaliente que pueda continuar donde lo dejó en cualquier momento. 

Un facilitador virtual de IMS es una nueva función esencial dentro de la organización ICS o IMS. Esta función es necesaria para que puedan ejecutar todos los elementos de TI y aliviar la presión del jefe de la sección de planificación. Hay muchos problemas que esta función deberá resolver, como las personas que aparecen en salas de descanso donde no deberían estar, algunas personas que no se silencian, que traen ruido de fondo e interrumpen las comunicaciones. 

Mientras que las salas de descanso son excelentes; Hay una tendencia hacia el efecto silo: la información por ósmosis no funciona. Observar todo es un desafío; El Centro de Información es fundamental: debe registrar acciones / plazos / decisiones y monitorear los costos. Los equipos pueden olvidar esta captura de datos en un ejercicio virtual. 

Durante un ejercicio virtual, es probable que los participantes sufran fatiga de pantalla, ya que es probable que los usuarios se centren en esas múltiples pantallas. Puede ser mentalmente agotador estar constantemente en movimiento. Los ejercicios largos son ambiciosos, por lo que es esencial asegurarse de cuidar a sus equipos, tomar descansos y tomar un poco de aire fresco entre reuniones. 

¿Qué factores limitan la efectividad de un ejercicio?

Cuando el enfoque se convierte en visión de túnel

La visión de túnel puede ser un problema durante los incidentes, pero se puede probar durante los ejercicios. En 1995, Kenneth Conley, un oficial de policía de Boston, fue declarado culpable de perjurio y obstrucción porque había estado persiguiendo a un sospechoso y no había notado que un grupo de policías golpeara a alguien a pesar de que pasó corriendo junto a ellos a pocos metros de distancia.  

Hay mucho más en la historia, pero el punto crítico es que Conley juró en la corte que no vio la pelea, por lo que el jurado decidió que debía haber estado mintiendo. Sin embargo, un investigador llamado Chris Chabris puso a prueba la coartada y realizó sus experimentos. Pidió a los voluntarios que siguieran a alguien trotando y contaran el número de veces que la persona tocaba su cabeza mientras trotaba. Muchos de ellos no sabían que había una pelea escenificada a plena luz del día justo al lado del camino. El 40% de los que siguieron al corredor no vieron la pelea escenificada, y Chris Chabris demostró que era plausible que el oficial de policía Kenneth Conley hubiera sufrido ceguera por falta de atención. 

En otro ejemplo de visión de túnel, hace algunos años, la compañía ferroviaria francesa SNCF fue víctima de los desafíos de la tecnología. Estaban llevando a cabo un ejercicio y probando aspectos de la gestión de los medios. Este escenario fue un incidente ferroviario mortal que involucró la trágica pérdida de vidas de muchas personas.  

SNCF estaba tan centrada en la comunicación que pusieron los detalles en su sitio web. No se dieron cuenta de que este sitio web estaba publicado y disponible para el público. Sin las palabras "ejercicio" en negrita en toda la copia, no estaba claro que el ejercicio no fuera un incidente real. Solo cuando comenzaron a recibir llamadas de periodistas reales se hizo evidente que habían cometido un error. 

 

"Cualquier tonto inteligente puede hacer las cosas más grandes, más complejas y más violentas. Se necesita un toque de genio y mucho coraje para moverse en la dirección opuesta". 

Algunos ejercicios tratan de ser demasiado ambiciosos con demasiados objetivos. El ejercicio intenta avanzar con niveles de complejidad que abruman a los asistentes.  

Uno de esos ejercicios en Yakarta demostró ese punto cuando los equipos estaban trabajando con una plataforma de software en particular que "consumía todo" y exigía mucha capacidad intelectual. El escenario incluía un problema de seguridad deliberado para que lo resolvieran, pero nadie parecía ser capaz de decidir detener la respuesta.  

Durante el informe, discutimos este punto, pero los participantes del ejercicio se sintieron demasiado ocupados tratando de completar las tareas contenidas en el software. Si esto hubiera sido un evento real, podría haber resultado en la pérdida de vidas. 

Es mucho mejor si puede limitar el número de objetivos a un nivel manejable (es decir, cinco) y tratar de hacerlos complementarios, como probar la interacción entre la industria y el gobierno y la respuesta de sus medios. 

Los ejercicios virtuales traen sus niveles de complejidad. Las organizaciones deben tener sus procesos en orden antes de realizar un ejercicio virtual, ya que estas plataformas virtuales pueden amplificar los procesos deficientes. 

 

Los ejercicios virtuales abren posibilidades pero añaden complejidad 

Existe una amplia variedad de plataformas de comunicación en cualquier ejercicio virtual. Puede haber demasiadas plataformas, lo que resulta en una situación en la que el carro está guiando al burro. 

Existe la plataforma central, es decir, MS Teams o Zoom, que son muy útiles en términos de funcionalidad. Algunos grupos tratan erróneamente estas plataformas como una llamada de conferencia glorificada y no aprovechan las diversas funciones, como las salas de descanso, los anuncios grupales y las instalaciones de almacenamiento de archivos. 

Además de la plataforma central, puede haber grupos de WhatsApp para personas con células SIM, llamadas telefónicas, llamadas de conferencia, radio VHF para implementaciones de campo, correos electrónicos, mensajes de texto y muchos más. Tanta comunicación puede ser rápidamente abrumadora para los involucrados. 

Una buena TI es fundamental. La mayoría de las personas necesitan al menos dos pantallas para hacer frente a las diversas plataformas. La calidad del sonido durante las llamadas es importante: los auriculares son una ventaja, y si pierde su conexión, necesita un ayudante sobresaliente que pueda continuar donde lo dejó en cualquier momento. 

Un facilitador virtual de IMS es una nueva función esencial dentro de la organización ICS o IMS. Esta función es necesaria para que puedan ejecutar todos los elementos de TI y aliviar la presión del jefe de la sección de planificación. Hay muchos problemas que esta función deberá resolver, como las personas que aparecen en salas de descanso donde no deberían estar, algunas personas que no se silencian, que traen ruido de fondo e interrumpen las comunicaciones. 

Mientras que las salas de descanso son excelentes; Hay una tendencia hacia el efecto silo: la información por ósmosis no funciona. Observar todo es un desafío; El Centro de Información es fundamental: debe registrar acciones / plazos / decisiones y monitorear los costos. Los equipos pueden olvidar esta captura de datos en un ejercicio virtual. 

Durante un ejercicio virtual, es probable que los participantes sufran fatiga de pantalla, ya que es probable que los usuarios se centren en esas múltiples pantallas. Puede ser mentalmente agotador estar constantemente en movimiento. Los ejercicios largos son ambiciosos, por lo que es esencial asegurarse de cuidar a sus equipos, tomar descansos y tomar un poco de aire fresco entre reuniones. 

Conclusión

Al entrar en un ejercicio, tal vez deberíamos preguntarnos "¿estamos haciendo ejercicio para impresionar, como se informó sobre el ejército ruso, o nuestro ejercicio para aprender?"  

Los ejercicios son lo más cercano a lo real y son un componente vital en la caja de herramientas de preparación para garantizar que el sistema se pruebe para que las brechas puedan exponerse y mejorarse. Hay varios estilos de ejercicios que se pueden emplear para adaptarse a las necesidades de la organización, y ser claro en los objetivos es clave. Es importante utilizar escenarios realistas y personas experimentadas para impulsar el ejercicio mediante el uso de llamadas telefónicas realistas, correos electrónicos y otras entradas relevantes, puede ser una oportunidad desperdiciada si los pensamientos, ideas y conocimientos no se estiran y prueban en tiempos de paz.  

En nuestra experiencia, los ejercicios siempre generan aprendizajes, que si se actúan servirán para mejorar la preparación y, por lo tanto, mitigar la cantidad de desafíos que traerá un incidente real, es importante considerar con cada ejercicio posterior cómo se puede estirar el equipo y descubrir algunos de los desconocimientos que existen en cada organización. El punto importante a recordar es no hacer ejercicios demasiado complejos, sino apegarse a la realidad, es decir, si usaría MS Teams durante un incidente, pruebe ese sistema durante un ejercicio y no tenga miedo de desafiar los pensamientos y el status quo si el ejercicio revela que hay una mejor manera de hacerlo. 

¿Necesita probar y mejorar su capacidad de preparación y respuesta?

Los ejercicios bien diseñados prueban las capacidades de respuesta, incluidos planes, personas, equipos y sistemas. Desarrolle su programa de ejercicios y planificación hoy mismo.

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